POLITYKA PRYWATNOŚCI

I WYKORZYSTYWANIA PLIKÓW COOKIES

Niniejsza Polityka prywatności i wykorzystywania plików cookies, dalej: „Polityka”, określa zasady przetwarzania danych osobowych oraz wykorzystywania plików cookies w związku z korzystaniem z serwisu internetowego www.SquareApartmentsGdynia.pl , dalej: „Serwis”.

Polityka została przygotowana z uwzględnieniem obowiązujących przepisów krajowych i unijnych dotyczących ochrony danych osobowych, w szczególności Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r., dalej: „RODO”.

Właścicielem Serwisu oraz Administratorem danych osobowych jest Stefczyk Finanse S.A. z siedzibą w Gdyni (81-472), przy ul. Legionów 126-128, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ w Gdańsku, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000677966, NIP 586-227-30-23, REGON 221516706, prowadząca obiekt pod nazwą Square Apartments Gdynia, dalej: „Obiekt”.

Informacje o przetwarzaniu danych osobowych

Administrator danych osobowych

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest spółka pod firmą Stefczyk Finanse S.A. z siedzibą w Gdyni (81-472), przy ul. Legionów 126-128, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego w Sądzie Rejonowym Gdańsk - Północ w Gdańsku, Wydział VIII Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000677966, NIP 586-227-30-23, REGON: 221516706, dalej: „Administrator”.

W sprawach związanych z Pani/Pana danymi proszę kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych – Panem Markiem Sojką oraz Zastępcą Inspektora Ochrony Danych – Panią Marzeną Nowak.

• Listownie, pocztą tradycyjną, pisząc na adres: Stefczyk Finanse S.A., ul. Legionów 126-128, 81-472 Gdynia;
• za pomocą̨ poczty elektronicznej pod adresem e-mail:  iod@squareapartmentsgdynia.pl.

Pani/Pana dane osobowe pozyskujemy bezpośrednio od Pani/Pana podczas kontaktu poprzez formularz kontaktowy na stronie internetowej, drogą telefoniczną, mailową lub osobiście, a także poprzez złożenie rezerwacji online przez Serwis.

Dane osobowe mogą być również pozyskiwane z innych źródeł, w szczególności od zewnętrznych portali rezerwacyjnych, biur podróży, organizatorów podróży, kontrahentów, pracodawców lub innych podmiotów dokonujących rezerwacji w Pani/Pana imieniu. W takim przypadku możemy przetwarzać w szczególności: imię i nazwisko, dane kontaktowe, dane dotyczące rezerwacji, dane dotyczące pobytu, dane rozliczeniowe oraz inne dane niezbędne do realizacji rezerwacji, pobytu, rozliczeń, obsługi zgłoszeń, reklamacji lub dochodzenia roszczeń. Źródłem danych jest podmiot, za pośrednictwem którego dokonano rezerwacji lub który przekazał dane Administratorowi w związku z organizacją pobytu.

Cele i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych

1. Podejmowanie działań na Pani/Pana żądanie przed zawarciem umowy (tj. dokonanie rezerwacji osobiście, drogą telefoniczną, mailową lub za pomocą systemu rezerwacji online), a także zawarcie i realizacja umowy o świadczenie usług zakwaterowania, zakup Vouchera - podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli są one konieczne do wykonania umowy lub podjęcia czynności zmierzających do zawarcia umowy.
2. Wystawienie faktury i spełnienie innych obowiązków wynikających z przepisów prawa w tym w szczególności obowiązków podatkowych, rachunkowych i statystycznych - podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli takie przetwarzanie jest konieczne do wywiązania się przez Administratora z obowiązków wynikających z przepisów prawa.
3. Jeżeli Pani/Pan dokonała/-ł rezerwacji pobytu przez zewnętrzny portal rezerwacyjny, dane o pobycie mogą być przetwarzane w celu realizacji umowy łączącej Administratora z operatorem takiego portalu (np. w celu dokonania rozliczeń, informowania o zgłoszonej reklamacji). W związku z dokonaniem przez Panią/Pana rezerwacji z wykorzystaniem portali rezerwacyjnych zewnętrznych możliwe jest pozyskanie następujących danych osobowych: imię i nazwisko, adres email, numer telefonu, dane karty płatniczej. Zakres i ilość danych uzależniona jest od specyfikacji danego portalu oraz rodzaju dokonywanej rezerwacji - podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, co stanowi prawnie uzasadniony interes realizowany przez Administratora.
4. Rozpatrywanie i obsługa reklamacji, zapytań, skarg, wniosków - podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, co stanowi uzasadniony interes Administratora rozumiany jako możliwość ustosunkowania się do kwestii podniesionych w ramach zgłoszonej reklamacji.
5. Obsługa zgłoszeń, reklamacji i korespondencji związanych z zawartą umową, rezerwacją, pobytem lub działaniami podejmowanymi przed zawarciem umowy- art. 6 ust. 1 lit. b) RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie tej osoby przed zawarciem umowy.
6. Prowadzenie korespondencji, udzielanie odpowiedzi, wyjaśnianie zgłoszonych spraw, obsługa reklamacji oraz ochrona praw i interesów Administratora- art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na możliwości prowadzenia komunikacji, rozpatrywania zgłoszeń, dokumentowania przebiegu sprawy oraz dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami.
7. Ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami, a także prowadzenie działań windykacyjnych, archiwalnych i dowodowych — podstawą prawną przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, tj. prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na możliwości dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami w związku z realizacją usług.
8. Zapewnienie bezpieczeństwa oraz zapobieganie oszustwom, naruszeniom porządku lub niszczeniu mienia — podstawą prawną przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, tj. prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa gościom i innym osobom przebywającym na terenie Obiektu lub w jego obrębie, w szczególności poprzez stosowanie systemu monitoringu wizyjnego. Szczegółowe informacje o przetwarzaniu danych osobowych znajdują się w  Klauzuli informacyjnej - monitoring wizyjny.
9. Marketing bezpośredni, w tym przesyłanie informacji handlowych i marketingowych drogą elektroniczną W przypadku wyrażenia przez Panią/Pana dobrowolnej zgody Pani/Pana dane osobowe, w szczególności imię, nazwisko, adres e-mail oraz informacja o udzielonej zgodzie, będą przetwarzane w celu prowadzenia marketingu bezpośredniego, w tym przesyłania na podany adres e-mail informacji handlowych i marketingowych dotyczących SQUARE APARTMENTS GDYNIA, obejmujących w szczególności informacje o ofercie, usługach, promocjach, pakietach pobytowych i aktualnościach - podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. a) RODO, tj. zgoda osoby, której dane dotyczą. Przesyłanie informacji handlowych i marketingowych odbywa się zgodnie z zakresem udzielonej zgody oraz właściwymi przepisami dotyczącymi komunikacji elektronicznej. Zgodę można wycofać w każdym czasie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
10. Wykorzystując pliki cookies na stronie internetowej, przetwarzamy informacje tekstowe zapisane na urządzeniu użytkownika (cookies zostały opisane w odrębnym punkcie) – - podstawą prawną takiego przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. a) RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe na podstawie dobrowolnie udzielonej zgody (przy pierwszym wejściu na stronę internetową pojawia się zapytanie o zgodę na wykorzystanie cookies).
11. Udzielenie Pani/Panu odpowiedzi na pytania kierowane poprzez formularz kontaktowy na stronie internetowej, telefonicznie, mailowo, listownie lub osobiście - podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, co stanowi prawnie uzasadniony interes realizowany przez Administratora. Prawnie uzasadnionym interesem administratora w tym przypadku jest konieczność przetwarzania danych w celu kontaktu i udzielenia Pani/Pana odpowiedzi na zadane pytania.
12. Zapewnienie prawidłowego działania, bezpieczeństwa i administrowania stroną internetową www.SquareApartmentsGdynia.pl   - podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli tym sposobem Administrator realizuje swój prawnie uzasadniony interes (w tym przypadku interesem Administratora jest zapewnienie poprawności działania strony).

W tym celu mogą być przetwarzane w szczególności:

·        Data i czas;

·        Informacje o przeglądarce internetowej;

·        Informacje o systemie operacyjnym — dane te są zapisywane automatycznie w tzw. logach serwera, przy każdorazowym korzystaniu ze strony należącej do Obiektu. Administrowanie stroną internetową bez użycia serwera i bez tego automatycznego zapisu nie byłoby możliwe.

Odbiorcy danych osobowych

Dane osobowe będą przetwarzane przez Administratora oraz osoby działające z jego upoważnienia. Dane osobowe mogą być również udostępniane lub powierzane podmiotom wspierającym Administratora w prowadzeniu działalności, w szczególności dostawcom usług IT, dostawcom systemów rezerwacyjnych, operatorom płatności, bankom, podmiotom świadczącym usługi doradcze, prawne, księgowe, ochrony, korespondencyjne, marketingowe, hostingowe, analityczne i techniczne, operatorom zewnętrznych portali rezerwacyjnych, ubezpieczycielowi Administratora, organizatorowi pobytu grupowego oraz uprawnionym organom publicznym, jeżeli obowiązek udostępnienia danych wynika z przepisów prawa. Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora przetwarzają dane na podstawie odpowiednich umów powierzenia przetwarzania danych osobowych lub upoważnień i wyłącznie zgodnie z poleceniami Administratora, chyba że działają jako odrębni administratorzy danych.

Okres przechowywania danych osobowych

Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa lub niezbędny do ustalenia, dochodzenia albo obrony przed roszczeniami.

Dane osobowe będą przechowywane odpowiednio w celu:

-       podjęcia działań przed zawarciem umowy oraz zawarcia i realizacji umowy o świadczenie usług zakwaterowania, w tym obsługi rezerwacji, pobytu oraz zakupu Vouchera — przez czas niezbędny do podjęcia działań przed zawarciem umowy, zawarcia i wykonania umowy, a po jej zakończeniu przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń wynikających z umowy;

-       wystawienia faktury oraz spełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w szczególności obowiązków podatkowych, rachunkowych i statystycznych — przez okres wymagany właściwymi przepisami prawa, w szczególności przez okres przechowywania dokumentacji podatkowej, rachunkowej i księgowej;

-       obsługi rezerwacji dokonanych za pośrednictwem zewnętrznych portali rezerwacyjnych - przez czas niezbędny do realizacji rezerwacji, obsługi pobytu, dokonania rozliczeń z operatorem portalu, obsługi zgłoszeń i reklamacji oraz wymiany informacji związanych z rezerwacją, a następnie przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń;

-       rozpatrywania i obsługi reklamacji, zapytań, skarg i wniosków — przez czas niezbędny do rozpatrzenia sprawy, udzielenia odpowiedzi i prowadzenia korespondencji, a następnie przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń związanych ze zgłoszeniem lub usługą, której zgłoszenie dotyczy;

-       ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, a także w celach archiwalnych, dowodowych oraz w celu prowadzenia działań windykacyjnych — przez okres przedawnienia roszczeń wynikający z obowiązujących przepisów prawa albo do czasu prawomocnego zakończenia właściwego postępowania, jeżeli zostało ono wszczęte przed upływem okresu przedawnienia;

-       zapewnienia bezpieczeństwa oraz ochrony osób i mienia, w tym przy wykorzystaniu monitoringu wizyjnego — dane z monitoringu wizyjnego będą przechowywane przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania, chyba że nagranie stanowi lub może stanowić dowód w postępowaniu; w takim przypadku okres przechowywania może zostać przedłużony do czasu prawomocnego zakończenia postępowania lub ustania potrzeby zabezpieczenia nagrania;

-       przesyłania informacji handlowych i marketingowych drogą elektroniczną — do czasu wycofania zgody, wniesienia sprzeciwu, osiągnięcia celu przetwarzania albo ustania przydatności danych, w zależności od tego, które z tych zdarzeń nastąpi wcześniej;

-       udzielania odpowiedzi na pytania kierowane do Administratora poprzez formularz kontaktowy, telefonicznie, mailowo, listownie lub osobiście — przez czas niezbędny do udzielenia odpowiedzi i zakończenia korespondencji, a następnie przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń związanych z prowadzoną komunikacją;

-       zapewnienia prawidłowego działania, bezpieczeństwa i administrowania Serwisem, w tym w zakresie logów technicznych serwera — przez okres niezbędny do zapewnienia prawidłowego działania, bezpieczeństwa i stabilności Serwisu, a następnie przez okres niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami;

-       wykorzystywania plików cookies i podobnych technologii — przez okres wynikający z ustawień poszczególnych plików cookies lub podobnych technologii albo do czasu wycofania zgody przez użytkownika, jeżeli dana kategoria plików cookies lub podobnych technologii wymaga zgody.

Po upływie wskazanych okresów dane osobowe zostaną usunięte, zanonimizowane albo zabezpieczone przed dalszym przetwarzaniem, chyba że obowiązek ich dalszego przechowywania będzie wynikał z przepisów prawa.

Prawa osób, których dane dotyczą

Na zasadach określonych przepisami o ochronie danych przysługuje Pani/Panu następujące prawa: dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii, sprostowania swoich danych, żądania usunięcia danych, żądania ograniczenia przetwarzania danych, sprzeciwu względem przetwarzania danych, przenoszenia danych. Ponadto ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych narusza przepisy o ochronie danych osobowych.

W zakresie, w jakim podstawą przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest zgoda, w tym zgoda na otrzymywanie informacji handlowych i marketingowych drogą elektroniczną, ma Pani/Pan prawo wycofać zgodę w dowolnym momencie. Wycofanie zgody oznacza zaprzestanie przesyłania takich informacji na przyszłość i nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

Informacje o dobrowolności lub obowiązku podania danych

Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest obowiązkowe, w sytuacji, gdy przesłankę przetwarzania danych osobowych stanowi przepis prawa lub zawarta między stronami umowa .

Podanie danych osobowych podczas dokonywania rezerwacji, zakupu Vouchera jest dobrowolne, ale niezbędne w celu dokonania rezerwacji i możliwości skorzystania z usług Obiektu.

W przypadku chęci otrzymania faktury VAT, obowiązek i zakres podania danych do faktury VAT wynika z przepisów ustawy o podatku od towarów i usług. Niepodanie danych uniemożliwi wystawienie faktury VAT. W przypadku gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, podanie danych osobowych Administratorowi jest dobrowolne.

Podanie danych osobowych w celu kontaktu z Administratorem, złożenia zapytania, reklamacji, skargi lub wniosku jest dobrowolne, ale niezbędne do udzielenia odpowiedzi lub rozpatrzenia sprawy.

Podanie danych osobowych w celach marketingowych, w tym w celu otrzymywania informacji handlowych i marketingowych drogą elektroniczną, jest dobrowolne, jednak ich niepodanie uniemożliwia otrzymywanie informacji handlowych i marketingowych drogą elektroniczną.

Przetwarzanie danych osobowych w sposób zautomatyzowany

Administrator nie będzie przetwarzał Pani/Pana danych w sposób prowadzący do zautomatyzowanego podejmowania decyzji w rozumieniu art. 22 ust. 1 i 4 RODO.

Przekazywanie danych do państw trzecich

W ramach świadczonych przez nas usług i prowadzonej działalności nie przekazujemy danych osobowych do innych krajów, w tym do krajów spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) z zastrzeżeniem usług i technologii dostarczanych przez aplikacje Facebook i inne narzędzia FB, jak m.in. Instagram, Messenger, czy też narzędzia jak Microsoft, czy Google z uwagi na fakt, że siedziby tych podmiotów znajdują się poza UE, wówczas dane osobowe w świetle przepisów RODO mogą być przekazywane do Państw trzecich.

Pliki cookies

Nasz Serwis nie zbiera w sposób automatyczny żadnych danych o Użytkownikach, z wyjątkiem   informacji zbieranych za pomocą technologii HTTP Cookie (dalej: „cookies”).

Co to są pliki cookies i do czego służą?

Cookies to niewielkie pliki tekstowe, które są wysyłane przez Serwis do przeglądarki internetowej zainstalowanej w urządzeniu Użytkownika, a następnie wysyłane są przez przeglądarkę internetową tego Użytkownika podczas każdorazowego wejścia na witrynę Serwisu.

Dzięki plikom cookies korzystanie z witryny Serwisu jest łatwiejsze i bardziej komfortowe dla Użytkownika.

Rodzaje cookies stosowanych w Serwisie: 

• pliki konwersji, które pozwalają nam analizować wydajność różnych kanałów sprzedaży;
• pliki śledzenia, które w połączeniu z konwersją pomagają analizować wydajność różnych kanałów sprzedaży;
• pliki remarketingowe, których używamy do personalizowania treści reklam i ich właściwego kierowania;
• pliki analizy, które pomagają nam zwiększyć komfort użytkowania Serwisu poprzez zrozumienie, w jaki sposób korzystają z niej użytkownicy;
• pliki niezbędne, które są ważne dla podstawowej funkcjonalności Serwisu.

Serwis wykorzystuje pliki cookies w następujących celach:

• pozyskania danych statystycznych o ruchu Użytkowników i korzystaniu przez nich z poszczególnych stron Serwisu;
• umożliwienia identyfikacji i zapamiętywania preferencji Użytkownika w celu poznania jego zachowań i zainteresowań;
• prawidłowego funkcjonowania naszego Serwisu, aby proces rezerwacji przebiegał z jak najmniejszą trudnością.  

W jaki sposób Użytkownik może zarządzać cookies?

Włączenie przez Użytkownika w swojej przeglądarce funkcji przyjmowania plików cookies oznacza jego zgodę na przechowywanie i stosowanie cookies przy korzystaniu z Serwisu. Akceptowanie plików cookies jest warunkiem umożliwiającym prawidłowe i pełne korzystanie z Serwisu. Użytkownik może w każdej chwili wyłączyć w swojej przeglądarce opcję przyjmowania plików cookies, jednakże wyłączenie plików cookies może spowodować utrudnienia, czy wręcz uniemożliwić korzystanie z niniejszego Serwisu. Szczegółowe informacje o konfiguracji ustawień dotyczących cookies w przeglądarkach dostępne są w jej ustawieniach.

Logi techniczne serwerów

Fakt wyświetlenia każdego elementu Serwisu przez przeglądarkę jest zapisywany w tzw. logu technicznym serwera. Zapisane w ten sposób rekordy danych zawierają następujące dane: data i godzina pobrania, nazwa otwieranej strony, adres IP, port źródłowy, URL strony referencyjnej (adres strony, z której użytkownik został przekierowany), pobrana ilość danych, a także informacje o wersji produktu stosowanej przeglądarki internetowej.

Informacje te służą do optymalizacji i monitorowania stanu serwerów Serwisu, zwiększenia bezpieczeństwa Serwisu, w tym ochrony przed atakami oraz do przekazywania informacji organom ścigania w sprawach/dochodzeniach prowadzonych w zakresie podejrzenia o podszywanie się pod inną osobę lub wyłudzeń.

W jaki sposób informujemy o zmianie Polityki Cookies?

Informacje o zmianach Polityki są publikowane na stronie internetowej Serwisu i wchodzą w życie z dniem ich opublikowania, na stronie internetowej Serwisu.

Prawa autorskie

Wszelkie treści oraz informacje zawarte w Serwisie, w tym w szczególności znaki graficzne, dane, teksty, zdjęcia, grafiki, filmy, lub inne materiały są własnością Stefczyk Finanse S.A. z siedzibą w Gdyni (81-472), przy ul. Legionów 126-128 podlegają ochronie zgodnie z Ustawą z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych w zakresie wykorzystania, wyświetlania, kopiowania, przekazywania, rozpowszechniania, zmiany lub usuwania. W związku z powyższym wszelkie działania we wskazanym zakresie, podjęte bez uprzedniej pisemnej zgody są bezprawne i będą stanowiły naruszenie własności intelektualnej należącej do Stefczyk Finanse S.A. z siedzibą w Gdyni (81-472), przy ul. Legionów 126-128.

Linki do stron trzecich

Linki/przekierowania do stron internetowych innych podmiotów zostały zamieszczone w Serwisie wyłącznie dla wygody jego użytkowników, jednak działają one niezależnie od Serwisu. Administrator (obiekt) nie ponosi odpowiedzialności za informacje podane przez właścicieli innych witryn, jak również za politykę ochrony prywatności/danych osobowych innych podmiotów.

Media społecznościowe

W Serwisie posiadamy tzw. pixel Facebooka, Instagrama, które umożliwiają podczas korzystania z Serwisu przejście bezpośrednio na daną stronę social mediów i zalogowanie się na Pani/Pan profil, a następnie kontynuowanie przeglądania strony Facebooka, Instagrama Obiektu i/lub jej polubienie, wstawienie posta lub komentarza, zdjęcia. Jednak, aby to było możliwe, musimy korzystać z plików cookies dostarczanych przez Facebooka w ramach jego produktów m.in. Instagrama, Messengera i innych produktów i funkcji oferowanych przez Facebook oraz Google. Informacje dot. przetwarzania danych osobowych przez Administratora znajdują się w  Polityce prywatności użytkowników fanpage w serwisie Facebook oraz profilu Instagram Square Apartments Gdynia .

PRIVACY POLICY/GDPR AND COOKIES

The Privacy Policy (hereinafter: "the Policy") and the Cookie Policy  specify in details the basic principles of personal data processing and data protection standards ensuring compliance with national and EU data protection regulations, in particular with the provisions of Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of April 27, 2016 on the protection of individuals with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data and repealing Directive 95/46/EC) of the General Data Protection Regulation (hereinafter: the GDPR).

The Policy also specifies the basic principles of collecting, processing and using data provided by users with regard to their use of the services offered by the website   www.SquareApartmentsGdynia.pl (hereinafter: “the Website”) as well as the Cookie Policy.

The owner of the Website is Stefczyk Finanse S.A., with its registered office in Gdynia (81-472),  Legionów 126-128 street, registered in the National Court Register in the District Court Gdańsk-Północ in Gdańsk, VIII Economic Department of the National Court Register under the number KRS (National Court Register) 0000677966, NIP (Tax Identification Number) 586-227-30-23, REGON (National Business Registry Number): 221516706. 

 

Processing of Personal Data

Administrator of the Personal Data

The Administrator of your personal data is Stefczyk Finanse S.A. with its registered office in Gdynia (81-472), at Legionów 126-128 street, registered in the National Court Register in the District Court Gdańsk-Północ in Gdańsk, VIII Economic Department of the National Court Register under the number KRS (National Court Register) 0000677966, NIP (Tax Identification Number) 586-227-30-23, REGON (National Business Registry Number): 221516706.

In matters related to your personal data, please contact the Data Protection Officer - Mr. Marek Sojka or v-ce Data Protection Officer Ms. Marzena Nowak

• by regular postal service: Stefczyk Finanse S.A., Legionów 126-128 street, 81-472 Gdynia;
• by e-mail iod@squareapartmentsgdynia.pl.

Your personal data are obtained when you contact us by phone, e-mail or in person, or through a contact form, as well as by making an online reservation on our Website.  Pieces of data might also be obtained through third-party booking portals. They might be shared with the Administrator by a travel agency or other tour operator that makes reservations at the Facility on your behalf, as well as from a contractor with whom the Facility has a cooperation agreement and of whom you are an employee or associate.

Purposes and Legal Basis for Processing Personal Data

1. Taking action at your request prior to entering into a contract (i.e. making a reservation in person, by phone, e-mail or online reservation system), as well as entering into and executing a contract for the provision of hotel services, purchasing a Voucher - the legal basis for such data processing is Article 6(1)(b) of the GDPR, which allows processing personal data if they are necessary for the performance of the contract or taking actions aimed at entering into the contract.
2. Issuing an invoice and fulfilling other obligations under the law, including in particular tax, accounting and statistical obligations - the legal basis for such data processing is Article 6(1)(c) of the GDPR, which allows processing personal data if such processing is necessary for the Data Administrator to fulfill its obligations under the law.
3. If you have booked a stay through a third-party booking portal, your stay data may be processed for the purpose of fulfilling the contract between the Data Administrator and the operator of such portal (e.g., for billing purposes, informing about a reported complaint). With regard to the reservation through a third-party booking portal the following personal data might be acquired: name and surname, e-mail address, phone number, payment card details. The scope and amount of data depends on the specifications of the portal and the type of reservation made - the legal basis for such data processing is Article 6(1)(f) of the GDPR, which is a legitimate interest pursued by the Personal Data Administrator.
4. Handling and processing of complaints and inquiries - the legal basis for such data processing is Article 6(1)(f) of the GDPR, which is the legitimate interest of the Personal Data Administrator understood as the ability to address the issues raised within the reported complaint.
5. Investigating, establishing or defending against claims, and asserting possible claims by the Personal Data Administrator in connection with the damage suffered, for archival and evidential purposes, as well as conducting debt collection - the legal basis for such data processing is Article 6(1)(f) of the GDPR, which is a legitimate interest pursued by the Personal Data Administrator (in this case, the interest is the possibility of asserting or defending against claims in connection with the performance of services).
6. Ensuring security and preventing fraud or destruction of property - the legal basis for such data processing is Article 6(1)(f) of the GDPR, which is a legitimate interest pursued by the Personal Data Administrator (in this case, the interest is to ensure the security of Guests and other people staying on the premises or within the premises by means of a video surveillance system recording people staying in the monitored area). Detailed information about the processing of personal data can be found on information clause - video monitoring.
7. Direct marketing – the legal basis for such data processing is Article 6(1)(a) of the GDPR, which allows for the processing of personal data based on the voluntarily granted consent of the data subject.
   
8. By using cookies on the website, we process text information stored on the user's device (cookies are described in a separate section) - the legal basis for such processing is Article 6, paragraph 1, letter a) of the GDPR, which allows for the processing of personal data on the basis of voluntarily granted consent (when you first enter the website, you are asked to consent to the use of cookies).
9. Maintenance of www.SquareApartmentsGdynia.pl - the legal basis for such data processing is Article 6(1)(f) of the GDPR, which allows the processing of personal data if by doing so the Personal Data Administrator pursues its legitimate interest (in this case the interest of the Personal Data Administrator is to ensure the correct operation of the website.

• Date and time;
• Browser information;
• Information about the operating system - these data are saved automatically in the so-called server logs every time you use a site belonging to the Facility. Administering a website without the use of a server and without the automatic recording would not be possible.

Recipients of Personal Data

Personal data will be processed by the Administrator and may be processed by authorized public authorities, correspondence providers, and legal advisory service providers, technical and technological service providers including IT, security, payment, banking, and marketing. Such entities process data on the basis of an authorization or agreement with the Administrator and only in accordance with the Administrator's instructions. Personal data may be disclosed to the Administrator's insurer if necessary for the settlement of the claim. If the Guest participates in a group stay, personal data may be disclosed to the organizer of the group stay, and if the Guest has booked a stay through a third-party booking portal, data about the stay, including complaints made, may be disclosed to the operator of that portal.

Storage of Personal Data

Your personal data will be processed:

• for the duration of the contract, and after its termination (expiration) further data will be stored for a period of time: 3 years or 6 years for personal data processed to establish, assert or defend claims counting from the end of the calendar year. It depends on whether or not both parties are entrepreneurs;
• 6 months with respect to personal data that was collected when pricing a service or taking other steps to conclude a contract, in spite of the fact that no contract was concluded;
• 5 years with respect to the fulfillment of obligations under the tax law (invoices, corrections and duplicates of accounting documents) counting from the end of the calendar year in which the deadline for tax payment expired;
• until the withdrawal of your consent until the purpose of the processing is achieved;
• video data for a period not exceeding 3 months starting at the day of recording except when the recording may constitute evidence in proceedings and it has been secured - the period might be extended until the completion of the investigation, evidence or court proceedings;
• until such time as an objection is successfully raised, or to the extent that the rights of data subjects are exercised or the purpose of the processing is achieved, but for no longer than 6 years counting from the end of the calendar year in which the purpose of the processing has ceased with respect to personal data processed on the basis of the Administrator's legitimate interests or for marketing of the Administrator's own services and goods;
• until it becomes obsolete or void, but for no longer than 3 years for personal data processed primarily for analytics, cookie use and website administration.

We count the above periods from the end of the calendar year in which we began processing personal data to streamline the process of deleting or destroying personal data.

Rights of data subjects

Under the terms of the data protection legislation, you have the following rights: to access your data and receive a copy of them, to rectify your data, to request erasure of your data, to request restriction of data processing, to object to data processing, to transfer your data. In addition, you have the right to lodge a complaint with the supervisory authority - the President of the Data Protection Authority - if you consider that the processing of your personal data violates data protection regulations.

To the extent that the basis for processing your personal data is consent, you have the right to withdraw it. Withdrawal of consent does not affect the lawfulness of processing carried out on the basis of consent before its withdrawal.

Obligation to Provide Information Concerning Personal Data Protection

Providing personal data is mandatory, in a situation where the premise for the processing of personal data is a provision of law or a contract concluded between the parties. Providing personal data when making a reservation or purchasing a Voucher is voluntary, but necessary in order to finalize a reservation and be able to use the Facility's services. If you wish to receive a VAT invoice, the obligation and scope of providing data for a VAT invoice is based on the provisions of the Law on Tax on Goods and Services. Failure to provide data will prevent from receiving a VAT invoice. Where processing is based on consent, the provision of personal data to the Administrator is voluntary.

Profiling

The Administrator will not process your data in a manner that leads to automated decision-making within the meaning of Article 22 (1) and (4) of the GDPR.

Transfer of Data to Other Countries

Data will not be transferred outside the European Economic Area or to an international organization.

Cookies

Our Website does not automatically collect any data about users, except for information collected through HTTP Cookie technology (hereinafter: „cookies”).

What are cookies and what are they used for?

Cookies are small text files that are sent by the Website to the web browser installed on a user's device, and are sent by that user's web browser each time the user accesses the Website.

Cookies make the use of the Website easier and more comfortable for the user.

Types of cookies used on the Website: 

• conversion files that allow us to analyze the performance of various sales channels;
• tracking files that, combined with conversion files, help analyze the performance of various sales channels;
• remarketing files, which we use to personalize the content of ads and target them appropriately;
• analytics files that help us improve the user experience of our site by understanding how users use it;
• essential files that are important for the basic functionality of the Website.

The Website uses cookies for the following purposes: 

• to obtain statistical data about users' traffic and their use of individual pages of the Website;
• to enable identification and memorization of users’ preferences in order to learn about their behavior and interests;
• the proper functioning of our site, so that the booking process is carried out with as little difficulty as possible.  

How can the user manage cookies?

By accepting the Cookie Policy in their browser, the user consents to the storage and functionality of cookies while using the Website. Accepting cookies is a prerequisite for proper and full use of our Website. You may refuse to use cookies in your browser at any time; however, disabling cookies may make it difficult or even impossible to use the Website. Detailed information on how to configure your browser’s cookies is available in its settings.

Server log files

The fact that each element of the Website is displayed properly is stored in the so-called server log files. The data stored in this way contain the following information: the date and time of the download, the name of the page opened, the IP address, the source port, the URL of the reference page (the address of the page from which the user was redirected), the amount of data downloaded, as well as information about the product version of the web browser used.

This information is used to optimize and monitor the status of the server, to increase its security, including protection against cyberattacks, and to provide information to law enforcement agencies in case of catfishing or extortion.

How do we notify you of a change in our Cookie Policy?

Information on the changes to the Cookie Policy will be promptly published on the Website and shall take effect on the date of their publication on the Website.

Copyrights

All content and information contained on our Website, including in particular trademarks, data, texts, photos, graphics, videos, or other materials are the property of Stefczyk Finanse S.A. with its registered office in Gdynia (81-472), at Legionów 126-128 street, are subject to protection in accordance with the Law of February 4, 1994 on Copyright and Related Rights for use, display, copying, transmission, distribution, alteration or deletion. Accordingly, any action in the indicated scope taken without prior written consent is illegal and will constitute an infringement of the intellectual property belonging to Stefczyk Finanse S.A. with its registered office in Gdynia (81-472), at Legionów 126-128 street.

Hyperlinks

Hyperlinks have been included in the Website only for the sake of convenience. We do not take responsibility of their functionality as they operate independently of our site.  The Administrator is not responsible for the information provided by the owners of other sites, as well as the privacy/data protection policies of other entities.

 

Social Media

On the Website, we have a so-called Facebook and Instagram pixels, which allow you to go directly to a particular social media page and log in to your profile, and then continue browsing the Facebook or Instagram page of the Facility and/or liking it, inserting a post, a comment or a photo. However, in order to do so, we must use cookies provided by Facebook and its products including Instagram, Messenger and other products and features offered by Facebook and Google. Information on the processing of personal data by the Administrator can be found on Privacy policy of users of the fanpage on Facebook and the Instagram profile of Square Apartments Gdynia